Richtig telefonieren – freundlich, professionell, effizient:

Die Callcenter Agents in unseren Telefon-Teams sind natürlich bestens geschult. Aber auch wir „normalen“ Menschen können uns durchaus das eine oder andere abschauen. Auch solche Tipps verstehen wir als Telefonservice.

Um schnell zum gewünschten Ergebnis zu gelangen, sollten Sie sich schon vor dem Telefonat klarmachen, was Sie besprechen und erreichen möchten. Wer alle relevanten Informationen parat hat, wird nicht von Fragen des Gesprächspartners überrascht.

Eine professionelle Höflichkeit öffnet viele Türen. Wer stets freundlich bleibt, erreicht in den meisten Fällen im Telefonservice für Unternehmen mehr. Das geht übrigens noch leichter, wenn Sie während des Gesprächs lächeln. Vergessen übrigens die Telefonservice-Agents vieler Callcenter oft…

Sprechen Sie klar und deutlich und vor allem: Passen Sie Lautstärke und Geschwindigkeit Ihrer Sprache an Ihr Gegenüber an. Auch wenn die Auffassungen einmal voneinander abweichen: Versuchen Sie immer, in einer angenehmen Tonlage zu bleiben.

Es ist höflich, seinen Gesprächspartner immer ausreden zu lassen. Wenn Sie ihm aufmerksam zuhören und ihn nicht unterbrechen, zeigen Sie Respekt und Interesse – und vermeiden Missverständnisse.

Halten Sie während Ihres Gespräches alle wichtigen Informationen schriftlich fest. So können Sie sicher sein, später nichts zu vergessen. So machen es auch die Agents im Call Center.

Scheuen Sie sich nicht, ruhig auch einmal nachzufragen, wenn Sie etwas nicht verstehen. Dadurch wird Ihr Interesse und Ihre Aufmerksamkeit sichtbar.

Bedanken Sie sich am Ende des Gespräches für die Zeit Ihres Telefonpartners und die Informationen von ihm. Offene Fragen können Sie jetzt noch klären. Und vereinbaren Sie wenn möglich konkrete weitere Schritte.

Was beim Telefonat zu schnell ging, um es aufzuschreiben, ist jetzt noch ganz frisch. Scheuen Sie keine Kosten und Mühen halten Sie es direkt fest und dokumentieren Sie wichtige Punkte. So behalten Sie den Überblick.
Wann immer Sie selbst ans Telefon gehen, tun Sie das mit diesen Tipps genauso gekonnt wie die Profis im Callcenter.